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カンタンだけど意外とできていない?すぐにできる仕事効率化3つ

2017.4.14

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仕事がたくさんありすぎて、どこから手を付けていいかわからない・・・。
かといって、やるべきことそのものを減らすのは、なかなか難しいですよね。

時間の確保や体力・精神力の節約のためには、やるべきことそのものを効率化していくのが確実なのではないでしょうか。
今回は、カンタンにできる仕事効率化の方法を3つ、取り上げていきたいと思います。

すでに効率化を進めているという方も、当記事をご覧になったこの機会に、改めて振り返ってみていただければ幸いです。

1. やることをリストアップする

ただやることを挙げていくだけでも、思考や状況の整理につながりますので効果は期待できますが、より効率化を図るのであれば、さらにちょっとした工夫が必要になります。
さて、何だと思いますか?

その日1日のTodoリストだけでなく、その1週間のTodoリスト、その1ヶ月のTodoリストも作成することです。

1日1日という断片的な見方ではなく、全体的に、流れで見えるようにすることで、長い目で見てもやること、やるべきことが分かり、効率的に仕事を効率化できるようになります。
「その日の分だけならともかく、週や月のTodoリストを作るのは面倒」「作ろうと思っても忘れてしまう」という方は、「週ごと・月ごとのTodoリストを作成する」という行動も含めて、Todoリストに組み込むといいでしょう。

2. やることに期限を定める

やることをピックアップしたら、それぞれに期限を設けていきましょう。
外部的要因によって期限が決められているものはそれに従います。
そうでないものは、基本的には自分自身の判断で決めるものですが、そうは言ってもなかなか決められないという方もいらっしゃるでしょう。
その場合には、『7つの習慣』の中でも取り挙げられている「時間管理のマトリックス」を利用するのもひとつの方法です。

そして、決められた期限のないことであっても、極力期限を決めるようにすること。
これが非常に重要です。
特に、「時間管理のマトリックス」で言うところの「緊急ではない(外的要因で期限は決められていない)が、自分にとって重要」に当てはまる行動に関しては、思い切って期限を定めるようにしましょう。

自身の成長や将来につながるような行動は、自分自身が主体となって行うために緊急性が伴わないことも多く、重要だとは分かっていても、入ってきた業務やタスクに追われてつい後回しになってしまいがち。
こうした行動にもあえて自ら期限を設けることで、業務の効率化だけでなく、自身の思い描いている将来により早く近付くことにもつながり、一石二鳥ですよ。

さらに、もうひとつコツがあります。
15分もあれば終わりそうな小さなタスクに関しては、期限を設けるまでもなく、できる限りすぐにやってしまいましょう。
細々としたタスクでTodoリストが煩雑になってしまうのを防止でき、時間のかかること、大きなことに集中しやすくなります。

3. メールやSNSチェックの時間を決める

リストアップした行動は、内容によってはある程度まとまった時間が必要となることもあるでしょう。
しかし、「まとまった時間がなかなか取れない…」という方もいらっしゃるかもしれません。
そんな方におすすめなのが、メールやアプリのメッセージ、SNSのチェックも、Todoリストに挙げた上で時間を決めてしまう方法です。

使いこなしているとつい忘れがちになってしまいますが、そもそもメールやメッセージ、SNSは、リアルタイムでコミュニケーションが取れる手段ではありません。
メールやメッセージ、SNSの投稿そのものはほぼリアルタイムで届いたとしても、「それをいつ読むか」は受け取った側の自由なのです。
もちろん、仕事に関わるのであれば尚更、返信は早めに行うに越したことはないでしょう。
ですが、もし、本当にすぐにでも返信が欲しい緊急の用事であれば、先方もメールやメッセージだけでなく、電話など別の手段を併用した連絡をするはずです。

1度途切れた集中力を取り戻すのには、それなりのエネルギーと時間がかかりますから、メールやメッセージが来る度にぶつ切りのように集中力が途切れ、また集中し直し…と繰り返していては、余計なエネルギーや時間を消耗してしまいます。

また、チェックは1回1、2分程度しかしないかもしれませんが、当然ながら、回数を重ねるほど合計すると長い時間になっていきます。
確かに集中力を保つためには適度な休息も必要ですが、これは休息とは似て非なる、むしろ浪費に近いものです。

今やっていることを一旦中止するまでして、メールやメッセージでの連絡に縛られる必要はないということですね。

効率化は地道なところから

こうして改めて振り返ってみると、「できている」と思っていた方も、意外と見落としていたポイントがあったのではないでしょうか。
今回ご紹介した方法はいずれも地道なものですが、だからこそ、堅実に効果が表れるものです。
ツールや最新のノウハウを用いて効率化を図るのも素晴らしいことですが、もし効果がいまいち実感できなくなってきたら、基本的なところを見直して実行してみると、さらなる効率化につながるかもしれませんよ!

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