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その社内報、活かせてますか?活用のための3つのヒント

2017.5.12

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shanai

社内への広報のために利用される媒体、社内報。
「絶対に読まなければいけないものでもないし・・・」とスルーしてしまっていたり、流し読みするだけで終わってしまったりしていませんか?

実はその社内報の中に、まだあなたが気付いていない有益な情報が含まれているかもしれません。
例えば、以下のような視点で社内報を見てみるというのはどうでしょう?

1.社員に知ってほしい情報を知る

社内報は、情報伝達のひとつの手段です。
と言っても、社内報は読まないという選択もできるために確実性に欠けますから、必ず知っておいてほしい情報は別の手段で伝達されるでしょう。

ただ、わざわざ時間や人材、経費を費やしてまで発行しているのですから、そこに掲載される情報の中には、会社にとって、「必須ではないけれど、手間を掛けてでも伝えたい情報」も含まれているはずです。

それは必ずしも業務に直接関わる情報に限った話ではなく、業務に直接関係のない会社に関するエピソードや、社員自身のキャリアアップのための情報、プライベートとの両立のための情報であったりすることもあります。

そもそも、なぜ社内報を発行する必要があるのか。社内報を通じて、何を伝え、どういったことに繋げてほしいのか。
作成、発行する側はもちろんのこと、読む側の人も少し考えてみると、そこから会社の今や、伝えたい意図、自分にとって有益な情報が見えてくるかもしれませんよ。

2.社内のコミュニケーション手段になる

会社は、ひとりの人間や、ひとつのチームで成り立つようなものではありません。
事業を行っていくにあたって、社内の連携は必須と言えます。

とはいえ、自分が直接関わる人であればともかく、社員全員の顔と名前、役職やどんな業務に携わっているかを把握しているという方はなかなかいないでしょう。

しかし、いつ、どんな状況で、社内の縁が広がるかは分かりません。
加えて、社内の縁であれば、業務内容のみならず、お互いのキャリアや社内の他の人間関係にまで影響を与える可能性は十分に考えられます。
たとえプライベートは関わらない間柄だとしても、懇意になっておくことは決して損にはなりません。

社内報に社員を取り上げた情報やコーナーがある場合、コミュニケーションを取る有用な手段になり得ます。
社内報に取り上げられるのも一部の社員のみではあるでしょうが、もし、何かの縁が生まれた、あるいは生まれそうだとなった時に、その相手が社内報で取り上げられているのであれば、それだけで会話の切り口として使えるでしょう。

さらに、その社員の出身地や趣味といった情報が掲載されている場合、そこからも雑談の種が引き出せるはずです。

あるいは、もっと直接的なものとして、アンケートなどで意見を尋ねてくる場合もあります。
毎回律儀に答える必要はありませんが、もしその質問内容に関して思うところがあれば、面倒臭がらずに出してみてはいかがでしょう。
思わぬところで伝わり、反映されることもあるかもしれません。
これもまた、社内のコミュニケーションの1種と言えます。

3.社外とのコミュニケーション手段にもなる

確かに、社内報は社内で発行され、社内で配布されるものです。
ですが一方で、取り扱われる内容によっては、社外とのコミュニケーション手段としての役割も果たします。
その代表格が、「お客様の声」です。

対応するのはお客様と直接関わる職種の方々かもしれませんが、お叱りの声の場合はそれだけでは根本的な解決には至りませんし、お褒めの言葉やご要望も、その対象となっている方々にしっかりと届かなければ意味を成さないでしょう。

つまり、いただいたお客様の声を、お客様と直接関わる部署だけでなく社内全体に広げてこそ、それを受けた具体的な行動や改善に繋がるわけですね。

社内報は、そのための手段として用いることもできるのです。

お客様ありきの会社にとっては重要な声でも、自分と関係のないものはあまり興味を持てず、結局把握せずに終わってしまいがちですが、社内報は普段見落としてしまいがちなお客様の声をチェックする良い機会でもあります。
ざっとでも目を通しておくと、思わぬところで自分の担当する業務と繋がったり、貢献できたりする可能性もありますよ。

社内報は会社にとって大切な情報伝達手段

毎回しっかり目を通している方も、置きっぱなしにしてしまっている方も、時間がある時にでも今一度、社内報を読み直してみてはいかがでしょう?
意外な有益情報や面白さが発見でき、会社に対する印象が変わったり、社内報をきっかけに人脈が広がったり…なんてこともあるやもしれません。

また、もしあなたがすでに社内報を発行する立場にいたり、今後その担当になることがあったとしても、今回取り上げたヒントは有用です。

手間と時間とお金をかけて作られるものなのですから、せっかくなら発行側、読者側、共に活用できるようにしていくように心がけましょう!

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