社会人なら押さえておきたい！社内メールを書く際のポイント3つ

2017.4.17

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この春社会人としてデビューした方も多いと思います。
学生時代とは何かと違うのが社会人です。様々な違いに戸惑うかと思いますが、徐々に慣れていきましょう。
ここでは、社会人なら押さえておきたい「社内メール」を書く際のポイントを3つご紹介したいと思います。

社内メールとは

社内メールとは、取引先やお客さまなどの社外に向けたものではなく、会社の中での情報伝達を目的としたメールのことです。
社内メールでは、実に様々な事柄が伝達されます。

上司にアドバイスをもらった際のお礼や様々なお詫び、飲み会や福利厚生の案内、依頼、通知などその内容は多岐にわたります。

それぞれのTPOに合わせたメールの書き方をマスターすれば、よりスムーズに仕事を進めることができるので、ぜひポイントを押さえた社内メールの書き方をマスターしましょう。

1.誰に宛てた、何についてのメールなのかをはっきりさせる

まず、社内メールに限らずメールで大切なのは「誰に宛てた、何についてのメールなのか」をはっきりさせることです。
特に社内メールなどのビジネスメールでは、誰に何を伝えたいのかを明確にすることは、伝達時間の短縮にもつながります。

まずは文頭に相手の名前を書きましょう。
この時、敬称の付け間違いに気を付けてください。
「〇〇支社　◆◆課　※※※※様」としましょう。所属と名前をはっきりさせることが重要です。
同僚や部下に送る際も様をつけるのがマナーとされています。

次に、何についてのメールなのかは、メールのタイトルではっきりさせましょう。
「〇〇についての件」や「□□の報告」など、メールのタイトルを読めばだいたいどんな内容なのかわかるようなタイトルをつけると、受信した相手にわかりやすいメールになります。

もし、相手にすぐに見てもらいたいメールや、相手にすぐに返信してほしいメールであれば、タイトルに目立つように【至急】や【重要】といった文言を入れると良いでしょう。

3.言いたいことは簡潔に、まとめて書く

メールは非常に便利で、手紙に比べてあっという間に文章を打ち込むことができますが、だからといって長々と話すのはいけません。
社内メールでは特に「言いたいことは簡潔に、まとめて書く」ということを意識してください。

社内メールは「会って話すよりも手っ取り早く用件を伝えるためのもの」です。
読むのにも時間が必要ですから、長々と書いたメールは、相手の時間を奪います。
言いたいことはできる限りまとめて、回りくどい表現は避け、単刀直入に書くようにしましょう。

タイトルにした内容のことだけを書くようにすると、話を簡潔にまとめやすくなります。

3.正しい敬語を使う

社内メールは身内へのメールですが、だからといって友達に送るような文面ではいけません。
過度になりすぎない程度に、正しい敬語を使いましょう。

例えば「拝見させていただく」などは二重敬語と言われ、あまり好ましくないと言われています。
この場合は「拝見します」や「拝見いたします」などを使うようにしましょう。
ただし、「拝見いたします」が正しい敬語とされるようになったのはつい最近です。年上の方には「拝見します」を使うようにしたほうが、誤解を生まなくて済みます。

基本的に、社内メールは「です・ます調」を守っていれば、それほどきっちり正しい敬語を使わなくても良いとする会社も少なくありません。
過度に敬語を使うよりも、いつもより少しだけ丁寧な文体を心がけて書くようにすれば大丈夫でしょう。