社内での情報共有のために導入しやすい　無料のクラウドサービス4選

会社での業務を複数人で円滑に進めるためには、情報共有が欠かせません。
特に人数の多い業務で効率よく便利な方法を探すと、自社オリジナルのネットワークや、すでに完成されている多機能なグループウェアは魅力的でしょう。

ですが、会社の規模や業務を考えると費用をかけて導入するほどではない、または、本格的に費用をかける前に試してみたい、というときには、無料のサービスを利用してみてはいかがでしょうか。

今回は、有料のグループウェアの機能を制限した無料のサービスの中でも、知名度の高いものを4つと、よく比較対象として検討されることが多いものも併せてご紹介します。

1.chatwork（チャットワーク）

リアルタイムでコミュニケーションできるチャット機能をメインとして、タスク管理や過去メッセージ検索など、ビジネスに利用できる機能を備えています。

このチャットワークと比較検討されることが多い他製品には、skype、slackなどがあります。

2.サイボウズLive

　
国内で利用されているグループシェアとして有名なサイボウズ。有料版であるサイボウズofficeはワークフローなど社内で利用することを前提とした機能が充実している一方、サイボウズLiveは社外も含む情報共有を主目的とした機能が充実しています。

比較検討されることが多い他製品には、iQube、Aipo、GRIDYなどがあります。

3.Googleドライブ

Googleのアカウントを持っていれば誰でも使えるという手軽さで、広く利用されているオンラインストレージです。
同じくGoogleで利用できるアプリで、表計算ができる「スプレッドシート」、文書作成の「ドキュメント」、プレゼンテーション作成の「スライド」などを併用し、ビジネスで頻繁に利用するファイルの作成・保存・共有が簡単にできます。

比較されることが多い他製品としてDropbox、OneDrive、boxなどがあります。

4.Evernote

ドキュメントを保存、共有し管理するシステムです。
このような形式のシステムは通称で「メモアプリ」と呼ばれることもあり、テキストはもちろん、画像やWEBページも簡単に保存することができ、複数のデバイスで同期できます。

1つのノートごとにチャット機能もついているので、コミュニケーションを取りながらドキュメントを完成させるような場合には、Evernote1つあれば達成できます。
ただし、無料版は同期できる台数が2台になったので、大人数で利用する場合には有料版を利用するか、他のツールを利用することになります。

比較される他製品として、OneNote、SimpleNote、GoogleKeepなどがあります。

情報共有システムの利用を促すコツ

ご紹介したようなシステムを導入しても、使い方がよく分からずに放置されることや、個々人で利用法が異なるなど、効率化にほど遠い使い方をされれば意味がありません。
そのため、ただ導入するだけではなく、より多くの人が「利用したくなる」ような手間が必要です。そのコツとして、以下の3つがあります。

1.情報を検索しやすくするための整理と工夫
2.発信のために再利用しやすい基本のテンプレートやフォーマットを作る
3.利用についてのルール作りと周知

これらの周知のために、研修形式でレクチャーや、文書ファイルなどでマニュアルを配布することも有効です。マニュアルなどに理解しやすい動画の導入も増えています。

グループウェアを利用するときに気をつけたいこと

ここで紹介したシステムは、有料サービスがある一方での無料サービスですから、当然のことながら、有料サービスに比べると機能が限定されています。利用するグループに合わせた機能をよく見極めて、何が必要かをよく検討しましょう。