稟議書って何？知っておきたい社内向け稟議書の書き方

社内において、何かと重要なのが「稟議書」です。決裁を仰ぐ際は、稟議書が無ければ始まりません。
では、稟議書とはそもそもどのようなものなのでしょうか？
また、書き方に決まりはあるのでしょうか？ここでは社会人なら押さえておきたい稟議書の書き方を簡単にご紹介します。

稟議書の由来

社内文書の中でもとりわけ重要な書類の代表が「稟議書」です。
会社や官公庁において、決裁を仰ぐ際にはこの稟議書が無ければ始まりません。

もともと、稟議書の「稟」という字は「ひん」と読みます。
そのため「稟議書」の正しい読み方は「ひんぎしょ」なのですが、「りんぎしょ」として定着しているため、慣例的に「りんぎしょ」と読まれているのが現状です。

では、稟議書とは具体的にどういったものなのでしょうか？

稟議書は、こんな時に書く！

稟議書を書くとき……それは、決裁を仰ぐときです。
何か物事を決める際に書いて提出します。

何か物事を決める際は、多くの場合会議が開かれます。しかし、会議とを開くとなると、参加者のスケジュールを調整する必要があるだけでなく、時間も場所も必要です。
もちろん、大切な物事を決める際には会議が必要不可欠ですが、特に会議を開くまででもないことの決裁を仰ぐ際には稟議書で済ませる企業も少なくありません。

例えば、物品の購入や接待交際費に関するものなど、稟議書で決められる物事は様々です。
会社や官公庁によって稟議書に規定される案件は異なるので、稟議書を書く際にはその案件か稟議書の規定に沿っているかどうか確認してから書き始めると良いでしょう。

なお、一般的には「稟議書」といわれていますが、会社によっては「決裁申請書」や「起案書」などと呼ばれることもあります。
どちらも内容的には稟議書と変わりませんが、書いて提出する際は会社のフォーマットに沿って書くのがベストです。

稟議書を書く際のコツ

稟議書を書く際には

・宛先をはっきりさせる
・作成した年月日を入れる
・誰が作成したものかをはっきりさせる
・決裁する人がハンコを押す場所を作る
・何の決裁を仰ぐ稟議書なのかをはっきりさせる
・決裁を仰ぐにあたって、プランや金額などを具体的に書く

といったポイントが重要になってきます。

加えて稟議書を回覧させる場合は「どこに回覧させるのか」、稟議書を保管する必要がある場合は「いつまで保管する必要があるのか」も明記しましょう。

もし、決裁を仰ぐ事柄の説明が長くなりそうであれば、稟議書には概要のみを記し、詳細は別紙で説明するという方法もあります。

一般的に、社内向けに書く稟議書の場合、宛先は社長や上司、関係する部署の責任者となります。
この際、敬称などに迷われる人もいるかと思いますが、通常の社内文書と同様の敬称を用いれば差しつかえないでしょう。

稟議書は、提出したのち番号を振って管理されます。
提出した先の人が番号を振りやすいようなレイアウトで作成するのが望ましいのではないでしょうか。

稟議書の例文

それでは、「ビジネスマナーと基礎知識」というサイトを参考に作った稟議書の例文をご紹介しましょう。
例文はあくまでも例文ですので、適宜変更してください。

上記のフォーマットでは、すべての欄が空欄になっていますが、決裁の内容によっては社長にまで決裁を仰ぐ必要が無い場合もあります。
その場合は、社長の捺印欄に斜線を引くようにしましょう。

稟議書のフォーマットは決められていません。
勤務する会社や官公庁などによって異なるので、勤務先のフォーマットに従って作成するようにしましょう。

仕事をする上では欠かせない文書

稟議書は、仕事をする上で無関係ではいられないビジネス文書です。
稟議書の書き方は、できるだけ早いうちにマスターしておきましょう。
フォーマットも大切ですが、稟議書を通してもらうためには、内容やタイトルなどにも気を配りたいものです。
稟議書ではわかりやすく簡潔に書くことを心がけ、添付書類で詳細な説明を行うなど、決裁する人が見やすい書類づくりのスキルも求められます。
「もし自分が決裁をする立場だったら、どんな書類が見やすいか。どんな書類なら決裁しやすいか」を考えて、稟議書を作ってみてはいかがでしょうか。