迷ったときに使える！社内文書の基本構成と例文

2017.4.18

bunsho

何かと作成することになる社内文書ですが、新米社会人はもちろんベテラン社会人の中にも、今一つ作成の仕方がわからないという人もいるのではないでしょうか。
しかし、社内の円滑なコミュニケーションのために社内文書は欠かせません。
ここでは、例文も交えて社内文書の種類や基本構成をご紹介します。

1.社内文書の種類

社内文書には、様々な種類があります。

・社則や社内規定を伝える「通達」
・人事や労務、福利厚生に関する「規定文」
・業務上の指示や命令を伝える「指示書」
・出張や調査、情報などを伝える「報告書」
・休暇や早退、退職の「願」や有休休暇、結婚の「届け」などの「届出書」
・業務改善などの提案をする「提案書」
・会議や講習会の開催を知らせる「通知」
・相手に文書の作成や資料の提出を依頼する「依頼書」
・人事異動や慶弔にかんする通知を知らせる「回覧文」
・伝言メモや留守中の連絡事項などを伝える「伝言」
・会議の内容や決定事項を記録した「議事録」
・人事異動などを記録した「人事録」
・営業や販売などのデータの統計を記した「統計・データ」

会社によってはこれよりも細かく分けられる場合もありますが、大まかに分けてもこれだけの種類があります。

これらの文書を、その時社内に知らせる内容に合わせて使い分けなければならないのです。

2.社内文書の基本構成

社内文書の種類がこれだけあると、「自分にきちんと作成できるだろうか……」と不安になるかと思いますが、安心してください。
社内文書には、ある程度決まった構成があります。

上から

1.文書番号。どこの部署が出した何通目の社内文書なのか
2.社内文書を作成した日時
3.誰に対して知らせたいのか
4.誰がその社内文書を出したのか（役職名の後に認印を押印）
5.タイトル
7.伝えたい大まかな内容
8.別記・追記。7で書ききれなかった詳しい内容。「記」と記した後に詳細を記述します。
9.添付資料の一覧。2種類以上の資料を添付する場合は、それぞれに通し番号を振ります。
10.完結。「以上」と記して社内文書の内容を閉めます。
（11.問い合わせ先など。担当者名などを掲載する場合は、「以上」の下に記述してください。）

それでは、実際に例文を使って構成を確認してみましょう。